Datenschutzerklärung
1. Verantwortlich
Antje Zierle-Kohlmorgen – Kommunikations- & Businesstraining
Prenzlauer Allee 186, 10405 Berlin
E-Mail: support@my-pixy.de
2. Was MyPixy ist
MyPixy ist ein Werkzeug für Trainerinnen und Trainer: Flipchart-Fotos aufnehmen und hochladen, automatisch zuschneiden, zu Fotoprotokollen und Trainingsunterlagen (PDF) zusammenstellen. Die Nutzung ist nur mit einem Konto möglich, das eine Organisation (z. B. ein Trainingsunternehmen) für ihre Mitglieder anlegt.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Profilbild (falls hochgeladen), Einstellungen (z. B. Sprache), Rolle in der Organisation und die für dich freigegebenen Kunden.
- Einladungen: E-Mail-Adresse und vorgesehene Rolle der eingeladenen Person. Der Einladungslink gilt 7 Tage. MyPixy verschickt selbst keine E-Mails; die Organisation gibt den Link weiter.
- Inhalte: hochgeladene Fotos samt technischer Bildangaben (z. B. Aufnahmezeit aus den EXIF-Daten), Zuschnitte, Namen von Kunden und Trainings, Fotoprotokolle, Trainingsunterlagen, Kapitel, Designs und Mitteilungen (der Organisation oder von uns).
- Automatische Auswertung (KI): Automatische Verfahren schneiden die Fotos zu; KI-Modelle lesen den Text auf den Flipcharts und erkennen ähnliche Bilder, damit man sie suchen und wiederfinden kann. Das alles läuft auf unserem eigenen Server; Fotos und Texte werden dafür nicht an Cloud-KI-Dienste gesendet. Ergebnisse der KI sind Vorschläge, die man prüfen und ändern kann.
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse sowie Browser- bzw. App-Angaben in Server-Protokollen; Suchbegriffe stehen nicht darin. Fehlgeschlagene Anmeldungen zählen wir je IP-Adresse und E-Mail-Adresse für 15 Minuten, um das Erraten von Passwörtern zu bremsen.
- Protokolle: Aktionen von Administratoren (z. B. Rechte geändert), Änderungen während der „Ansicht als Mitglied“ (siehe 7) und Zugriffe von KI-Assistenten (siehe 7) protokollieren wir mit Person, Zeitpunkt, betroffenem Objekt und IP-Adresse, nicht mit den Inhalten selbst.
- Fehlerberichte: Wenn in der App, der Web-Anwendung oder auf dem Server ein Fehler auftritt, wird ein Fehlerbericht an unseren eigenen Server gesendet. Er enthält die Art des Fehlers und wo er im Programm auftrat, die Version, Gerät bzw. Browser und Betriebssystem, die aufgerufenen Seiten ohne Suchbegriffe sowie die interne Nummer deines Kontos (und der Organisation). Er enthält keinen Namen, keine E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse, keine Cookies, keine Formular- oder Suchinhalte, keine Fotos und keine Bildschirmfotos. Außerdem messen wir bei einem Teil der Aufrufe, wie lange Seiten, App-Start und Abfragen dauern (ohne Inhalte und mit denselben Einschränkungen), um langsame Stellen zu finden.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung von MyPixy für die Mitglieder einer Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber der Organisation als Kundin auf Grundlage des Vertrags mit ihr).
- Sicherheit und Stabilität, z. B. Abwehr von Angriffen, Fehlersuche (auch mit Fehlerberichten), Protokolle, Datensicherung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir verwenden keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Dienste. Fehlerberichte sammeln wir mit eigener Software (GlitchTip) auf unserem eigenen Server, nicht bei einem Fremdanbieter.
5. Cookies und Speicher auf dem Gerät
- Web-Anwendung: Cookies nur, soweit sie technisch nötig sind: die Anmeldung (bis zu 30 Tage), der Schutz vor gefälschten Anfragen und die gewählte Sprache (1 Jahr). Im Speicher des Browsers liegen deine Anzeige-Einstellungen (z. B. hell/dunkel), die zuletzt über die Suche geöffneten Einträge (Titel) und laufende Aufträge. Die installierbare Web-App speichert nur Programmdateien und eine Offline-Seite, keine Inhalte; Fotos, die du über „Teilen“ an sie schickst, liegen dort nur kurz bis zum Hochladen.
- App: Fotos in der Upload-Warteschlange (bis sie hochgeladen sind), zwischengespeicherte Angaben zu Konto und Organisation, Logo, Profilbild und Mitteilungen, damit die App auch ohne Netz funktioniert, sowie die zuletzt verwendete Adresse und E-Mail-Adresse. Die Anmeldung wird verschlüsselt im sicheren Speicher des Geräts abgelegt. PDFs zum Ansehen oder Teilen liegen im Zwischenspeicher der App. Fehlerberichte warten ohne Netz auf dem Gerät und werden später gesendet.
- Startseite und diese Seite: nur deine Wahl hell/dunkel im Speicher des Browsers.
6. Berechtigungen der App
- Kamera: um Flipcharts zu fotografieren (ohne Ton).
- Fotos/Galerie: um vorhandene Fotos auszuwählen (über die Auswahl des Betriebssystems; die App sieht nur die gewählten Bilder).
- Benachrichtigungen (freiwillig): nur um zu melden, dass Fotos nicht hochgeladen werden konnten. Die App fragt erst, wenn zum ersten Mal ein Foto warten muss; ohne diese Erlaubnis funktioniert der Upload trotzdem.
- Internet: um Fotos hochzuladen und Inhalte zu laden. Fotos werden auch im Hintergrund hochgeladen, wenn die App nicht geöffnet ist.
- Teilen: Fotoprotokolle (PDF) und Links kannst du über das Teilen-Menü des Geräts an andere Apps geben. Was diese damit tun, liegt bei ihnen.
7. Wer Daten erhält
- Mitglieder deiner Organisation sehen Inhalte entsprechend ihrer Rolle und der freigegebenen Kunden. Administratoren deiner Organisation und wir (für Unterstützung) können MyPixy für höchstens 60 Minuten aus deiner Sicht ansehen („Ansicht als Mitglied“); das wird protokolliert.
- Hosting: Die Anwendung, ihre Daten, die KI-Modelle und die Fehlerberichte liegen auf eigenen Servern in Deutschland.
- Hetzner Online GmbH (Deutschland): Speicherplatz für unsere Datensicherungen (Hetzner Storage Box).
- Cloudflare, Inc. (USA): Netzwerk- und Sicherheitsdienstleister vor unseren Servern (Verbindungsschutz, Abwehr von Angriffen); alle Verbindungen zu MyPixy laufen darüber. Dabei werden insbesondere IP-Adressen und Verbindungsdaten verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist möglich und erfolgt auf Grundlage der von der EU anerkannten Garantien.
- KI-Assistenten (optional): Nur wenn eine Organisation dies ausdrücklich einschaltet, können ihre Mitglieder einen KI-Assistenten (z. B. Claude von Anthropic) mit MyPixy verbinden. Dann erhält dieser Assistent – und damit sein Anbieter – die Inhalte (z. B. Fotos, Texte, Kundennamen), die die Person über ihn abfragt, und kann in ihrem Namen Fotoprotokolle und Unterlagen anlegen. Standardmäßig ist das ausgeschaltet.
- Freigabe-Links: Wer einen Freigabe- oder Kurzlink (z. B. für ein Fotoprotokoll) weitergibt, macht den verlinkten Inhalt den Empfängern zugänglich. Beim Aufruf von Kurzlinks zählen wir nur die Aufrufe und setzen keine Cookies; IP-Adressen stehen dabei nur in den Server-Protokollen.
- Google Play: Wenn du die App über Google Play lädst, verarbeitet Google dabei Daten in eigener Verantwortung; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Google.
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
8. Speicherdauer
- Inhalte bleiben gespeichert, solange die Organisation MyPixy nutzt oder bis sie gelöscht werden. Gelöschte Inhalte (Fotos, Kunden und Trainings, Fotoprotokolle, Unterlagen, Kapitel, Designs) liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach endgültig gelöscht, oder sofort, wenn der Papierkorb geleert wird. Ein Foto, das ein Fotoprotokoll noch verwendet, wird erst mit diesem gelöscht.
- Einladungslinks gelten 7 Tage, Freigabe-Links so lange, wie beim Teilen eingestellt (1 bis 365 Tage).
- Protokolle von Administratoren, der „Ansicht als Mitglied“ und von KI-Assistenten (mit IP-Adressen) löschen wir nach 12 Monaten.
- Fehlerberichte löschen wir nach 90 Tagen.
- Server-Protokolle enthalten keine Suchbegriffe und werden fortlaufend überschrieben.
- Datensicherungen bewahren wir bis zu 6 Monate auf (verschlüsselt); danach sind auch dort gelöschte Daten entfernt.
- Eine Anmeldung bleibt bis zu 30 Tage gültig. Beim Abmelden löscht die App die Anmeldung und die zwischengespeicherten Kontoangaben; Fotos, die noch auf den Upload warten, bleiben auf dem Gerät, bis sie hochgeladen sind. Alle Daten auf dem Gerät entfernst du, indem du die App löschst.
9. Sicherheit
Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Dateien sind nur über zeitlich begrenzte Links abrufbar. Passwörter speichern wir nur als sicheren Hash.
10. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Schreib uns dazu an support@my-pixy.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.
11. Kinder
MyPixy richtet sich an Erwachsene im beruflichen Umfeld und nicht an Kinder.
12. Änderungen
Wenn sich MyPixy ändert, passen wir diese Erklärung an. Die aktuelle Fassung steht immer unter my-pixy.de/privacy.
Privacy Policy
1. Controller
Antje Zierle-Kohlmorgen – Kommunikations- & Businesstraining, Prenzlauer Allee 186, 10405 Berlin, Germany. Email: support@my-pixy.de
2. What MyPixy is
A tool for trainers: take and upload flipchart photos, crop them automatically, and compile photo logs and training documents (PDF). It can only be used with an account created by an organisation for its members.
3. Data we process
- Account: name, email address, password (stored only as a secure hash), profile picture (if uploaded), settings (e.g. language), role in the organisation and the clients shared with you.
- Invitations: email address and intended role of the invited person. The invitation link is valid for 7 days. MyPixy sends no emails itself; the organisation passes the link on.
- Content: uploaded photos including technical image data (e.g. capture time from EXIF), crops, names of clients and trainings, photo logs, training documents, chapters, designs and announcements (from the organisation or from us).
- Automatic processing (AI): Automatic methods crop the photos; AI models read the text on the flipcharts and recognise similar images so they can be searched and found again. All of this runs on our own server; photos and text are not sent to cloud AI services for this. AI results are proposals that can be checked and changed.
- Technical data: IP address, time and requested address, browser/app details in server logs; search terms are not in them. Failed logins are counted per IP address and email address for 15 minutes to slow down password guessing.
- Logs: administrators' actions (e.g. rights changed), changes made during “view as member” (see 7) and AI assistant access (see 7) are logged with person, time, affected object and IP address, not with the content itself.
- Error reports: when an error occurs in the app, the web application or on the server, an error report is sent to our own server. It contains the kind of error and where in the program it happened, the version, device or browser and operating system, the pages visited without search terms, and the internal number of your account (and of the organisation). It contains no name, email address, IP address, cookies, form or search content, photos or screenshots. We also measure, for a share of requests, how long pages, app start and queries take (without content and with the same limits), to find slow spots.
4. Purposes and legal bases
- Providing MyPixy to the members of an organisation (Art. 6(1)(b) GDPR; towards the organisation as customer on the basis of the contract with it).
- Security and stability, e.g. preventing attacks, troubleshooting (also with error reports), logs, backups (Art. 6(1)(f) GDPR).
No advertising, no tracking, no analytics services. We collect error reports with our own software (GlitchTip) on our own server, not with a third-party provider.
5. Cookies and storage on your device
- Web application: only technically necessary cookies: your login (up to 30 days), protection against forged requests and your chosen language (1 year). The browser's storage holds your display settings (e.g. light/dark), the entries recently opened through search (titles) and running jobs. The installable web app stores only program files and an offline page, no content; photos you send to it via “Share” stay there only briefly until they are uploaded.
- App: photos in the upload queue (until uploaded), cached account and organisation details, logo, profile picture and announcements so the app works offline, and the last address and email address used. Your login is kept encrypted in the device's secure storage. PDFs for viewing or sharing are kept in the app's cache. Error reports wait on the device while offline and are sent later.
- Home page and this page: only your light/dark choice in the browser's storage.
6. App permissions
- Camera: to photograph flipcharts (no audio).
- Photos/gallery: to pick existing photos via the system picker (the app only sees the chosen images).
- Notifications (optional): only to tell you that photos could not be uploaded. The app asks the first time a photo has to wait; uploads work without it.
- Internet: to upload photos and load content. Photos are also uploaded in the background when the app is not open.
- Sharing: you can pass photo logs (PDF) and links to other apps through the device's share menu. What they do with them is up to them.
7. Recipients
- Members of your organisation see content according to their role and the clients shared with them. Your organisation's administrators and we (for support) can view MyPixy as you for at most 60 minutes (“view as member”); this is logged.
- Hosting: the application, its data, the AI models and the error reports run on our own servers in Germany.
- Hetzner Online GmbH (Germany): storage space for our backups (Hetzner Storage Box).
- Cloudflare, Inc. (USA): network and security provider in front of our servers; all connections to MyPixy pass through it. Processes in particular IP addresses and connection data. A transfer to the USA is possible and is based on safeguards recognised by the EU.
- AI assistants (optional): only if an organisation explicitly switches this on, its members can connect an AI assistant (e.g. Claude by Anthropic) to MyPixy. The assistant – and so its provider – then receives the content (e.g. photos, text, client names) the person requests through it, and can create photo logs and documents on their behalf. Off by default.
- Share links: whoever passes on a share or short link makes the linked content available to its recipients. When short links are opened we only count the visits and set no cookies; IP addresses appear only in the server logs.
- Google Play: if you get the app from Google Play, Google processes data under its own responsibility; Google's privacy policy applies.
We do not sell data or share it for advertising.
8. Retention
- Content is kept while the organisation uses MyPixy or until it is deleted. Deleted content (photos, clients and trainings, photo logs, documents, chapters, designs) stays in the trash for 30 days and is then deleted permanently, or at once when the trash is emptied. A photo still used by a photo log is deleted only with that log.
- Invitation links are valid for 7 days, share links for as long as set when sharing (1 to 365 days).
- Logs of administrators, “view as member” and AI assistants (with IP addresses) are deleted after 12 months.
- Error reports are deleted after 90 days.
- Server logs hold no search terms and are overwritten continuously.
- Backups are kept for up to 6 months (encrypted); after that, deleted data is gone from them too.
- A login stays valid for up to 30 days. Signing out removes the login and the cached account details from the app; photos still waiting for upload stay on the device until they are uploaded. Delete the app to remove all data from your device.
9. Security
All connections are encrypted (HTTPS). Files are only available through time-limited links. Passwords are stored only as secure hashes.
10. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction, data portability and objection (Art. 15–21 GDPR). Write to support@my-pixy.de. You may also complain to a data protection supervisory authority, e.g. the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.
11. Children
MyPixy is meant for adults in a professional context, not for children.
12. Changes
When MyPixy changes, we update this policy. The current version is always at my-pixy.de/privacy.